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收到FDA验厂邮件,如何回复,需要做哪些准备迎接验厂?

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收到FDA验厂邮件,如何回复,需要做哪些准备迎接验厂?

发布日期:2018-08-21 00:00 来源:http://www.mgsa8000.com 点击:

FDA验厂其实是一种俗称,而且是一个比较大的命题。因为就我们目前接触到的“FDA”验厂,就有医疗器械的FDA验厂,也就是QSR820验厂,食品FDA验厂(依据美国 GMP110法规 21CFR Part110),OTC药品验厂(依据是21 CFR 药品法规章节),化妆品FDA验厂(依据是FDA关于激光产品的质量管理原则和实践指南(FDA76-8036)这四大类。


FDA验厂之前一般都会发邮件通知企业,一般会提前2-3个月通知。收到邮件后,第一时间是要回复,表明自己接受验厂的态度。不要因为没有及时回复,让FDA那边以为企业拒检,从而把企业拉进了黑名单。所以,第一件事情,是回复。具体回复内容,根据邮件内容而定。


1.FDA的历史沿革:

FDA驻华办公室位于北京,成立于2008年,是FDA首个海外办公室,主要职能为监管对美出口企业的合规。目前有约18名正式员工(包括几位美籍华人)。古丽Leigh Verbois博士为主任,著名的杀手级检察官彼得贝克Peter Baker为负责药品的助理主任,Nicole Smith为负责器械的助理主任,Patrick Bowen为负责食品和饲料的助理主任。

2.审核几率

据统计,目前FDA对中国制药和器械企业的审核数量约为130-160家/年。对药企而言,注册企业约为800家。而器械则超过3400家,对于I类产品,每四年检查一次,对于II/III类产品,每两年检查一次。

3.FDA检查重点:

评审文件;按QSIT方法--基于7个子系统


4个主要子系统(管理、设计、纠正预防、生产过程);

3个支持子系统(文件、物料、生产工具和设备控制);FDA检查工作时会以点带面,抓住一点,可在一个问题上几个来回,也可能检查整个公司的质量管理体系。

4. 检查时间及人员安排:

一类二类器械均为1名检察官;三类器械为1名或2名检察官,4-5个工作日

5.相关文件介绍

FDA检查常见的文件有483表,EIR报告,警告信及进口禁令。简单介绍下4种文件的定义及用途。

1) Form 483 表格

483表格用于执行检查的FDA检查官记录其所发现的缺陷。在检查结果时检查官要签发该表格,受检企业则需要对其中缺陷进行正式回复。对该表格中缺陷的回复需要在其签署后的15个工作日内提交。只有在收到回复后,FDA才会可能做出决定是否签发警告信。检查中若未发现缺陷,则检察官不会发出483表格。

注:除了483表,还有482和484表

FDA482:Notice of Inspection:检查通知书

FDA483:Inspectional Observations:检查观察通知书

FDA484:Receipt for Samples:样品收据表


2)EIR: Establishment Investigation Report 工厂调查报告

除了483表以外,检查官还要制作EIR。EIR会在30个工作日内完成,然后交由FDA地区办公室或中央办公室负责人检查,检查后会被识别为以下几种状态:

NAI: No Action Indicated - there were noobjectionable items found during the inspection

NAI:不需要采取措施---在检查期间没有发现违规项目

VAI: Voluntary Action Indicated -objectionable items were found, but no action is required on the part of theauthority. All of the company's actions are on a voluntary basis.

VAI:自愿采取措施---发现了违规项目,但不需要官方采取行动。公司的所有行为都是基于自愿的。

OAI: Official Action Indicated -objectionable items were found and further regulatory measures will be derived(e.g. Warning Letter).

OAI:官方需采取行动—发现违规项目,需要采取进一步法规措施(例如警告信)

FDA会将EIR发给受检公司。作为所谓“信息自由法案”的一部分,其它公司也可以申请查看EIR。但经验显示公布国外EIR要花费相当长时间。


3)Warning Letter 警告信

如果检查中发现了严重缺陷,且对483表格的回复被认为是不充分的,则FDA会签发警告信。公司必须在15个工作日内进行回复,详细解释如何解决这些缺陷,以及如果防止其再次发生。警告信一般在FDA官网上发布。


4)之后公司可能会面临以下恶果:

Influence on the approval 对批准的影响,FDA将停止颁发一个或多个药品的批准,停审申报资料。

Import Stop / Import Alert 进口中止/进口禁令

公司的产品不能再出口至美国。产品将被美国海关执行DWPE(不经检查即扣留)。亦有483后不开警告信直接导致禁令的情况。

Debarment List 排除清单

该清单包括了所有不允许生产销往美国的药品的公司。排除清单是公开的。

Court - Consent Decree 法院---法令

对于美国公司及其分公司,可以能会需要有一个顾问公司对公司进行几个月到几年的检查,并改进系统和流程。结束后会进行检查,同时会失去利润。


再来说说FDA检查官的人格类型和检查思路


1.检查官的人格类型

1) 质疑+杀手型

人物特征:质疑型检查官一般以技术专家为主,有较强的技术背景,对产品的研发设计、工艺制程等关键点非常了解。年龄在40岁以下,精力充沛,思路清晰。

检查特点:质疑型的检察官对你提供的任何材料尤其是记录都持不信任态度。他会从文件纸张新旧、笔迹、签字时间的先后顺序、使用者对文件的熟悉程度判断是否存在造假。检查时喜欢在公司各处先转转,检查各区域的功能、标识、放置的物品看是否有明显违规现象。特别关注不受控的文件记录,并要求给出解释;甚至会检查办公桌内是否存在不受控的文件记录。这种检察官以尽可能多地发现问题为检查目的,一旦找到疑点将会刨根深挖。其并不在乎21 CFR里要求的每个点是否都检查到。这种的就是典型的不找到问题死不罢休的,也可以称为“找茬型”检查官。

应对策略:千万不要主动交代自己的重大缺陷。如果实在缺陷很多招架不住可以尝试主动暴露一些微小的缺陷看是否能引导其检查重点。对于其质疑的任何缺陷,都尽量以专业技术的角度去解释。

2)教条+面面俱到型

人物特征:教条型检察官以质量体系专家为主,对法规条款非常熟悉,逻辑思路清晰,但对产品未必了解。

检查特点:检查时基本遵循21 CFR的要求,检查中会注意时间的控制以确保不会遗漏任何方面。喜欢坐在会议室以检查文件为主、现场检查为辅。

应对策略:配合好检察官的各项要求,尤其是对于其需要的文件尽量做到快速提供。对于检察官发现的缺陷可从对产品实际风险较小的角度进行解释。


3)学习+度假型

人物特征:学习型检察官一般以新手和快退休的老手为主。性格温和,易于沟通,常常是首次来华检查。

检查特点:抱着学习产品和企业运作方式的心态,较有耐心听取企业的解释。

应对策略:端茶倒水招待好,没事开个小玩笑,缓解紧张氛围,尽可能让其保持一个好的心情和状态。

当然,以上这些察言观色,只是能让我们在验厂的过程中稍微顺利一点,但是不能把所有希望都寄托在这个上面,准备充分了才有底气迎接验厂,才能顺利通过验厂。


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